Si estás considerando invertir en una empresa colombiana, adquirirla o asociarte con ella, el Data Room puede decirte mucho más que sus estados financieros. Ya hemos hablado sobre este tema antes, con más información aquí, pero en esta ocasión queremos profundizar en los documentos que encontrarás y necesitarás durante la transacción.

Un Data Room puede decirte quién es realmente el propietario de la empresa, cómo se creó esa estructura de propiedad, quién tiene autoridad para tomar decisiones, si las transacciones anteriores fueron debidamente aprobadas y si existen derechos contractuales de terceros que puedan afectar tu inversión.

Para un inversionista internacional, esta parte del proceso de due diligence puede ser particularmente compleja. Los documentos corporativos colombianos no siempre tienen exactamente el mismo formato que los documentos que esperarías encontrar en Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido u otras jurisdicciones. Además, una empresa colombiana puede tener una estructura corporativa relativamente sencilla y, aun así, mantener varias capas de documentos que deben analizarse conjuntamente.

Por eso, el due diligence de una empresa colombiana no debería abordarse simplemente como un ejercicio de recopilación de documentos.

La pregunta importante no es solamente: “¿El vendedor cargó el documento?”

La verdadera pregunta es: “¿Qué nos dice este documento y coincide con todo lo demás que nos han contado?”

Primero, confirma la identidad jurídica de la empresa

Antes de entrar en la estructura de propiedad y gobierno corporativo de la empresa, debes establecer exactamente con qué entidad jurídica colombiana estás tratando.

El Certificado de Existencia y Representación Legal, generalmente expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, es un punto de partida importante. Este documento proporciona información sobre la existencia de la sociedad, sus datos registrados, sus representantes legales y otros aspectos inscritos en el registro mercantil. Sin embargo, debe tratarse como un punto de partida y no como el historial corporativo completo de la empresa.

Compara el certificado con los documentos de constitución de la sociedad, sus estatutos, la información sobre los accionistas y los documentos relacionados con las transacciones realizadas. Si estos documentos cuentan historias diferentes, has encontrado un asunto que necesita atención.

Por ejemplo, imagina que el vendedor te dice que la subsidiaria colombiana es propiedad exclusiva de su sociedad matriz extranjera. El certificado de la Cámara de Comercio puede confirmar que la entidad colombiana existe e identificar a su representante legal, pero por sí solo no responderá todas las preguntas sobre el historial de las acciones, el beneficiario final o los derechos contractuales que puedan afectar esas acciones.

Por eso importan las siguientes diez categorías.

1. Documentos de constitución y estatutos vigentes

Empieza por el documento de constitución de la sociedad y sus estatutos vigentes.

En el caso de una S.A.S. colombiana, es decir, una Sociedad por Acciones Simplificada, una de las estructuras corporativas más utilizadas por las empresas en Colombia, estos documentos establecen el marco jurídico básico de la sociedad.

Tienes que entender:

• Cuándo y cómo se constituyó la sociedad
• Quiénes la constituyeron originalmente
• Cuál es su objeto social
• Cuál era su estructura de capital original
• Cuál es el número y tipo de acciones
• Cuáles son las reglas aplicables a las decisiones de los accionistas
• Cuáles son las reglas sobre administración y representación
• Si existen restricciones para la transferencia de acciones
• Si existen derechos especiales asociados a determinadas acciones
• Si existen requisitos especiales de votación o aprobación

Este último punto merece especial atención por parte de los inversionistas internacionales.

Las S.A.S. colombianas tienen una considerable flexibilidad para estructurar su gobierno corporativo y los acuerdos entre accionistas. La Ley 1258 de 2008. permite que los estatutos establezcan estructuras que pueden ser considerablemente diferentes de aquellas que un inversionista podría encontrar en otra jurisdicción.

Por esta razón, nunca debes asumir que una S.A.S. colombiana funciona exactamente igual que la sociedad a la que estás acostumbrado en tu país.

Los estatutos son el documento que te permite entender cómo funciona esa sociedad en particular. Si necesitas mayor certeza, puedes solicitar un certificado especial ante la Cámara de Comercio en la que está registrada la sociedad, conocido como Certificado Especial Textual, para obtener los estatutos de la empresa directamente de la fuente oficial.

2. El historial completo de modificaciones estatutarias

Los estatutos vigentes son importantes, pero no son suficientes. Asegúrate de solicitar el historial completo de modificaciones de los documentos constitutivos de la sociedad.

¿Por qué?

Porque la estructura actual de la empresa puede tener sentido solamente cuando entiendes cómo llegó hasta allí.

Supongamos que una empresa colombiana fue fundada por tres personas. Varios años después, uno de los fundadores transfirió sus acciones a otro accionista. Posteriormente, la empresa recibió a un inversionista extranjero y modificó su estructura de capital.

Los estatutos pueden decirte quiénes eran originalmente los accionistas, pero los documentos históricos pueden ayudarte a establecer si esos cambios fueron debidamente aprobados y documentados.

Presta especial atención a las modificaciones relacionadas con:

• Cambios en los accionistas o en la estructura de propiedad
• Aumentos o reducciones de capital
• Creación o modificación de clases de acciones
• Cambios en el objeto social
• Cambios en la administración o representación legal
• Cambios en los requisitos de votación o aprobación
• Restricciones a la transferencia de acciones
• Derechos especiales de los accionistas

Una historia corporativa que contiene varias transacciones importantes, pero muy poca documentación que las respalde, debería generar preguntas adicionales.

Esto no significa necesariamente que la transacción sea defectuosa. Significa que debes entender qué ocurrió antes de confiar en la estructura actual de la empresa.

3. El libro de registro de accionistas

Si estás adquiriendo acciones, elLibro de Registro de Accionistasdebería ser uno de los documentos prioritarios de tu revisión.

La razón es sencilla: necesitas establecer quién figura legalmente como titular de las acciones.

No dependas exclusivamente de la composición accionaria preparada por el vendedor.

Compara el libro de registro de accionistas con:

• El cap table o composición accionaria
• Los documentos de constitución
• Los documentos relacionados con aumentos de capital
• Los contratos de transferencia de acciones
• Las actas de las reuniones de accionistas
• Los acuerdos de inversión
• Los acuerdos entre accionistas
• La información relevante del registro mercantil

Esta comparación suele ser más útil que revisar cualquiera de estos documentos de manera aislada.

Lo mismo aplica para los accionistas históricos. Si supuestamente un antiguo accionista salió de la empresa hace varios años, debes entender cómo se documentó esa transferencia y cómo quedó reflejada en los registros de la sociedad.

4. Actas de reuniones de accionistas

Las actas de las reuniones de accionistas pueden proporcionar algunas de las mejores evidencias sobre lo que realmente ha ocurrido durante la vida de una empresa.

Estos documentos te permiten ir más allá de la estructura formal de la sociedad y conocer las decisiones que efectivamente han tomado los accionistas.

Dependiendo de la empresa y de la transacción, deberías buscar decisiones relacionadas con:

• Aumentos o reducciones de capital
• Emisión de acciones
• Trasnferencia de acciones
• Nombramiento o remoción de representantes legales
• Aprobación de estados financieros
• Distribución de dividendos
• Transacciones significativas
• Operaciones con terceros
• Reorganizaciones
• Modificaciones de los estatutos
• Disputas materiales entre accionistas

Las actas son particularmente valiosas cuando las comparas con los demás documentos del Data Room.

Por ejemplo, supongamos que la empresa aumentó recientemente su capital. Deberías poder rastrear esa operación a través de la aprobación corporativa correspondiente, los registros de capitalización, la información de los accionistas y los documentos que la respaldan.

Si esas piezas no coinciden, tienes una oportunidad de investigar antes de que la transacción llegue al cierre.

En una S.A.S., esto sigue siendo relevante incluso cuando existe un solo accionista. La legislación colombiana contempla expresamente las decisiones de los accionistas y su correspondiente documentación para las S.A.S.

5. Nombramiento y facultades de los representantes legales

Otra pregunta importante parece engañosamente sencilla:

¿Quién tiene autoridad para obligar jurídicamente a la empresa colombiana?

La persona que comercialmente se presenta como CEO, country manager, managing director o gerente general no necesariamente tiene autoridad ilimitada para celebrar cualquier tipo de operación en nombre de la sociedad.

Revisa quiénes son los representantes legales registrados de la empresa y los documentos corporativos mediante los cuales fueron nombrados. Después, analiza el alcance de sus facultades de acuerdo con los estatutos y la legislación aplicable.

Esto es especialmente importante al revisar:

• Contratos comerciales importantes
• Operaciones de financiación
• Garantías
• Operaciones con terceros
• Operaciones inmobiliarias
• Adquisiciones significativas
• La propia transacción mediante la cual estás adquiriendo la empresa colombiana

Siempre quieres saber si la persona que firmó tenía autoridad para asumir ese compromiso en nombre de la sociedad.

Esto es particularmente importante para los inversionistas internacionales porque los conceptos relacionados con la representación legal de las sociedades pueden operar de manera diferente en distintas jurisdicciones.

6. Acuerdos entre accionistas y acuerdos de inversión

No todos los derechos importantes de los accionistas necesariamente aparecen en los registros de la Cámara de Comercio.

Pregunta si la empresa ha celebrado acuerdos entre accionistas, acuerdos de inversión, acuerdos con fundadores u otros contratos que afecten la propiedad o el gobierno corporativo de la sociedad.

Dependiendo de la historia de la empresa, estos pueden incluir:

• Derechos de preferencia
• Restricciones a la transferencia de acciones
• Derechos de acompañamiento o tag along
• Acuerdos de votación
• Derechos de aprobación o consentimiento de inversionistas
• Derechos económicos especiales
• Opciones
• Instrumentos convertibles
• Obligaciones de los fundadores
• Restricciones aplicables a futuras rondas de financiación

Esto es particularmente importante si la empresa colombiana ha recibido inversión externa.

La legislación colombiana de las S.A.S. reconoce expresamente los acuerdos entre accionistas relacionados con asuntos como la compra o venta de acciones, restricciones a las transferencias, votación y representación.

Consideremos un ejemplo relativamente sencillo.

Estás negociando adquirir el 40 % de una empresa colombiana. La composición accionaria parece sencilla y el libro de registro de accionistas confirma la estructura de propiedad existente.

Sin embargo, uno de los accionistas actuales tiene un derecho contractual que podría afectar la transferencia de esas acciones.

El porcentaje de propiedad por sí solo no te mostraría ese riesgo.

El acuerdo sí.

Por eso, una buena revisión del Data Room no pregunta únicamente “¿Quién es propietario de las acciones?” , sino también “¿Qué derechos existen alrededor de esas acciones?”

7. Registros de capitalización y evidencia de aportes

El siguiente paso es determinar si la estructura de capital declarada por la empresa corresponde con las operaciones que realmente tuvieron lugar.

En una S.A.S. colombiana, presta atención a la diferencia entre capital autorizado, capital suscrito y capital pagado.

Estos conceptos no deben tratarse automáticamente como equivalentes.

Revisa:

• Capital autorizado
• Capital suscrito
• Capital pagado
• Aumentos de capital
• Emisiones de acciones
• Evidencia de los aportes de capital
• Trasnferencia de acciones
• Composiciones accionarias
• Aprobaciones de los accionistas correspondientes

El objetivo es establecer la verdadera estructura de capital de la empresa y relacionarla con las personas o entidades que poseen las acciones correspondientes.

8. Información sobre beneficiarios finales

Para un inversionista internacional, identificar al accionista registrado puede no ser suficiente.

También necesitas entender quién es, en última instancia, el propietario o controlador de la estructura corporativa correspondiente.

Colombia cuenta con un Registro Único de Beneficiarios Finales,conocido como el RUBadministrado por la DIAN. El RUB forma parte del sistema de información tributaria colombiano y exige a las entidades obligadas reportar información sobre sus beneficiarios finales.

Esto adquiere particular importancia cuando una empresa colombiana pertenece a otra sociedad.

Por ejemplo:

Sociedad holding estadounidense → subsidiaria colombiana

El accionista inmediato de la empresa colombiana puede ser la sociedad holding estadounidense. Pero eso no responde necesariamente a la pregunta de quién es, en última instancia, propietario o controlador de la sociedad estadounidense.

El mismo problema adquiere mayor relevancia cuando existen múltiples sociedades holding, vehículos de inversión, fideicomisos u otras estructuras involucradas.

Como parte del proceso de due diligence, deberías comparar la información sobre beneficiarios finales con los documentos corporativos de propiedad y con la información proporcionada por el vendedor.

Si esos registros no coinciden, pregunta por qué.

The RUB should not be treated as a substitute for the company’s shareholder register. Instead, it is another piece of the ownership puzzle.

9. Registros de inversión extranjera

Si la empresa colombiana tiene accionistas extranjeros, el due diligence corporativo también debería considerar el historial de la inversión extranjera.

Esto es particularmente importante cuando el inversionista está adquiriendo acciones de un accionista extranjero, reorganizando un grupo internacional o comprando una subsidiaria colombiana.

Las preguntas pueden incluir:

• ¿Cómo ingresó la inversión extranjera a Colombia y cómo fue registrada?
• ¿Quién era el inversionista extranjero?
• ¿Qué operación dio origen a la inversión?
• ¿Se cumplieron los procedimientos cambiarios aplicables?
• ¿Los registros actuales de la empresa son consistentes con el historial de inversión?
• ¿La transacción propuesta requiere actualizaciones o reportes?

Esta es una de las áreas en las que los inversionistas internacionales pueden beneficiarse significativamente del asesoramiento jurídico colombiano.

Una transacción puede tener perfecto sentido desde el punto de vista comercial y, aun así, requerir atención en materia corporativa, cambiaria, tributaria o de reportes en Colombia.

Por eso no quieres esperar hasta el cierre para descubrir que los registros históricos de inversión requieren aclaraciones.

10. Documentos corporativos que te pueden llevar a otros riesgos

La última categoría no es realmente un documento específico.

Es la conexión entre los documentos corporativos y el resto del proceso de due diligence..

Aquí es donde un abogado con experiencia puede generar un valor significativo.

Supongamos que las actas de accionistas revelan un préstamo importante otorgado por uno de los accionistas. Eso debería llevarte al contrato de préstamo correspondiente. O supongamos que la empresa emitió acciones a un inversionista hace dos años. Eso debería llevarte al acuerdo de inversión y a la evidencia correspondiente del aporte de capital.

Esta es la diferencia entre revisar un Data Room y y hacer una verdadera due diligence legal..

Lo primero implica verificar que los documentos existen.

Lo segundo implica entender qué significan esos documentos cuando se leen conjuntamente.

¿Qué debería hacer que un inversionista internacional haga una pausa?

Encontrar una inconsistencia en el Data Room de una empresa colombiana no significa necesariamente que debas abandonar la transacción.

De hecho, identificar el problema antes de firmar puede ser uno de los resultados más valiosos de un due diligence.

Sin embargo, debes prestar especial atención cuando:

• El libro de registro de accionistas no coincide con la composición accionaria
• Los cambios históricos de la estructura corporativa no pueden documentarse adecuadamente
• Las transacciones significativas parecen no contar con las aprobaciones corporativas correspondientes
• La persona que firmó un contrato material posiblemente no tenía las facultades necesarias
• Las transferencias de acciones no están reflejadas de manera consistente en los registros corporativos
• No se han revelado acuerdos entre accionistas o acuerdos de inversión
• La información sobre beneficiarios finales no coincide con la estructura accionaria
• El historial de inversión extranjera no es claro
• Los registros corporativos hacen referencia a transacciones importantes para las cuales no aparecen los contratos que las respaldan
• Diferentes documentos presentan versiones materialmente diferentes sobre la propiedad o el gobierno corporativo de la empresa

Dependiendo del problema, la respuesta adecuada puede consistir en solicitar documentos adicionales, obtener una aclaración jurídica, exigir acciones correctivas antes del cierre, negociar declaraciones y garantías, incluir indemnidades específicas, reestructurar la transacción o ajustar el precio de compra.

Cuanto antes se identifique el problema, más opciones tendrá el inversionista.

El Data Room cuenta una historia. Asegúrate de entenderla antes de invertir.

Para un inversionista internacional que entra a Colombia, el due diligence corporativo consiste, en última instancia, en conectar información.

Documento corporativo	Qué te dice
Los documentos de constitución	Cómo empezó la empresa
Reformas estatutarias	Cómo ha cambiado la empresa con el tiempo
Libro de registro de accionistas	Quién es el dueño de las acciones
Las actas de las reuniones de accionistas	Las decisiones que han tomado los accionistas
Registro de representación legal	Quién tiene autoridad para representar a la empresa
Acuerdos de accionistas o de inversión	Qué derechos y obligaciones pueden existir más allá de los registros corporativos básicos
Documentos de capitalización	Cómo se creó y distribuyó el patrimonio de la empresa
Información de beneficiarios finales	Quién es, en última instancia, propietario o controlador de la estructura corporativa
Registros de inversión extranjera	Cómo ingresó capital internacional a la empresa colombiana

Cuando estos documentos se leen conjuntamente, pueden revelar una imagen mucho más completa del negocio en el que estás considerando invertir.

Ese es el verdadero propósito de un Data Room.

No necesitas un abogado colombiano simplemente porque los documentos están en español o porque la empresa está constituida en Colombia. Necesitas asesoría jurídica local que entienda qué significan los documentos, reconozca cuando algo no parece correcto, sepa qué preguntas hacer a continuación y pueda conectar los requisitos legales colombianos con los objetivos comerciales de tu transacción.

En Colombia Legal Edge trabajamos con empresas internacionales, inversionistas, emprendedores y negocios que ya operan en Colombia y necesitan más que una revisión jurídica puntual. Brindamos asesoría jurídica y empresarial bilingüe diseñada para ayudar a nuestros clientes a entender el entorno legal colombiano, tomar decisiones informadas y construir negocios que puedan operar exitosamente a largo plazo.

El objetivo de una due diligence no es encontrar una razón para decir que no. Es entender exactamente a qué estás diciendo que sí.