Si está considerando expandir tu negocio a Colombia, una de las primeras preguntas que probablemente se hará es: ¿cuánto tiempo tarda la constitución de una empresa en Colombia?

La respuesta corta es que una SAS, o Sociedad por Acciones Simplificada,puede constituirse formalmente en un período relativamente corto, incluso de manera virtual a través de la Cámara de Comercio de Bogotá, por ejemplo.

Sin embargo, para un inversionista internacional, la constitución de la sociedad es solo una parte del proceso. La preparación de los documentos de los accionistas extranjeros, la definición de la estructura corporativa, la obtención del registro tributario, el reporte de información sobre beneficiarios finales y el adecuado manejo de la inversión extranjera pueden añadir tiempo al proceso.

En la práctica, un inversionista extranjero que tenga sus documentos preparados puede esperar que el proceso principal de constitución tome aproximadamente entre una y tres semanas,aunque el plazo puede ser menor o considerablemente mayor dependiendo de la estructura de la sociedad y de los documentos involucrados, así como de la posible necesidad de notarizar, apostillar o legalizar documentos.

La distinción importante está entre constituir una empresa en Colombia y tener un negocio en Colombia que esté listo para operar..

¿Cuál es la forma más rápida de constituir una empresa en Colombia?

Para muchas empresas, la SAS es el vehículo societario más práctico para ingresar al mercado colombiano. Una SAS puede tener uno o varios accionistas, y estos pueden ser personas naturales o jurídicas colombianas o extranjeras (puede encontrar más información en nuestra guía sobre cómo constituir una empresa en Colombia aquí).).

Las Cámaras de Comercio han simplificado considerablemente el proceso formal de constitución. Su sistema virtual integra varios de los registros necesarios para crear una empresa, incluyendo el registro mercantil y ciertas formalidades tributarias y, por nuestra experiencia, el proceso puede tomar entre 24 horas y 4 días,dependiendo de los requisitos adicionales que puedan surgir durante el trámite.

Esto no significa que una empresa internacional pueda decidir ingresar a Colombia un lunes y tener una subsidiaria completamente operativa el martes.

El registro ante las autoridades puede ser rápido. La preparación necesaria antes de presentar la solicitud es donde suele concentrarse gran parte del trabajo.

Un cronograma realista para inversionistas extranjeros

Para una empresa internacional que está estableciendo su primera entidad en Colombia, generalmente recomendamos pensar en el proceso en cuatro etapas.

1. Planeación corporativa y preparación de documentos: aproximadamente 2 a 5 días hábiles

Antes de presentar cualquier documento ante la Cámara de Comercio, la empresa debe tomar varias decisiones que afectarán la forma en que operará en Colombia.

Estas incluyen:

• Elegir la estructura societaria adecuada y el nombre de la sociedad, además de verificar que el nombre esté disponible.)
• Definir el objeto social y las actividades de la compañía, teniendo en cuenta los requisitos específicos de determinadas industrias cuando corresponda
• Determinar la estructura accionaria
• Definir el capital autorizado, suscrito y pagado
• Designar al representante legal
• Establecer el domicilio de la sociedad
• Determinar los códigos de actividad económica correspondientes
• Diseñar la estructura de gobierno corporativo

Esta etapa tiene una importancia considerablemente mayor para una empresa internacional que para un emprendedor colombiano que está registrando un pequeño negocio local.

Por ejemplo, una empresa extranjera puede querer establecer una subsidiaria en Colombia que inicialmente preste servicios a su matriz en el exterior, pero que posteriormente facture a clientes colombianos. El objeto social, las obligaciones tributarias, los acuerdos contractuales y las consideraciones de precios de transferencia deberían analizarse antes de constituir la sociedad y no después de que la empresa haya comenzado a operar.

Una constitución apresurada puede generar trabajo legal y tributario adicional posteriormente.

2. Documentos de los accionistas extranjeros: aproximadamente 3 a 10 días hábiles

Esta es una de las fuentes más comunes de retrasos para los inversionistas internacionales.

Una SAS colombiana puede tener un accionista extranjero, incluso cuando se trata de una persona jurídica extranjera. Sin embargo, las autoridades colombianas y los profesionales involucrados en el proceso pueden requerir documentación que demuestre la existencia y representación de dicho accionista extranjero.

Dependiendo del país de origen, los documentos pueden necesitar ser apostillados o legalizados y traducidos al español por un traductor autorizado en Colombia..

Por ejemplo, si una sociedad estadounidense será propietaria del 100 % de una SAS colombiana, el proceso de constitución puede requerir documentos corporativos que demuestren la existencia de la sociedad estadounidense y la autoridad de la persona que actúa en su nombre, debidamente traducidos al español y apostillados.

Por lo tanto, el plazo depende en parte de la rapidez con la que el accionista extranjero pueda obtener, autenticar y entregar los documentos necesarios.

Una regla práctica es sencilla: si su accionista es una sociedad extranjera, comience a preparar sus documentos corporativos varias semanas antes de empezar a preparar los documentos de constitución en Colombia.

3. Registro ante la Cámara de Comercio: potencialmente 1 día hábil

Una vez que la documentación y la estructura corporativa están listas, la constitución propiamente dicha puede avanzar rápidamente.

De acuerdo con la legislación colombiana, la SAS adquiere personalidad jurídica independiente una vez que su documento de constitución queda registrado ante la Cámara de Comercio correspondiente.

Para una SAS sencilla que cumple con los requisitos del proceso virtual y respecto de la cual no se requiera información adicional, el Gobierno describe el trámite como un proceso que puede tomar aproximadamente un día.

Por eso es importante distinguir entre el tiempo de constitución y el tiempo total del proyecto..

La Cámara de Comercio puede procesar rápidamente el registro, pero el equipo legal puede haber dedicado varios días previamente a revisar la estructura, preparar los documentos y resolver cuestiones que, de otro modo, podrían generar un rechazo o requerir que el trámite se vuelva a presentar.

4. Formalidades tributarias, beneficiarios finales e inversión extranjera: 7 días

Obtener el registro mercantil de la sociedad no necesariamente significa que el proceso haya terminado.

La empresa también deberá cumplir con su registro tributario y con otras obligaciones posteriores a la constitución.

El Registro Único Tributario, o RUT,identifica a los contribuyentes y a otras personas o entidades sujetas a obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Las personas jurídicas recién constituidas también deben considerar el Registro Único de Beneficiarios Finales, o RUB,, mediante el cual las entidades obligadas deben reportar información sobre sus beneficiarios finales. Actualmente, la DIAN establece un plazo de dos meses a partir de la inscripción en el RUT para las entidades sujetas al reporte inicial del RUB.

Los inversionistas extranjeros también deben considerar las normas colombianas sobre inversión extranjera.

Cuando el capital extranjero ingresa a Colombia a través del mercado cambiario, la inversión puede registrarse automáticamente por medio del intermediario del mercado cambiario correspondiente cuando se proporciona la información requerida. Otras estructuras de inversión pueden requerir un registro a través del Sistema de Información Cambiaria del Banco de la República.

Estos requisitos no necesariamente impiden que una empresa se constituya rápidamente, pero son importantes si el objetivo es establecer una operación colombiana que cumpla adecuadamente con sus obligaciones, en lugar de simplemente obtener un certificado de existencia y representación legal. Lo más importante es que el representante legal o una persona que cuente con un poder debidamente otorgado debe estar en Colombia, por lo que esta documentación también debe prepararse con anticipación para garantizar un proceso de constitución fluido.

Entonces, ¿cuánto tiempo se tarda realmente?

Para una empresa extranjera que está constituyendo una SAS colombiana relativamente sencilla, un cronograma práctico podría ser el siguiente:

• SAS con accionistas colombianos: aproximadamente entre 1 y 7 días hábiles, dependiendo de la preparación y del mecanismo de registro.
• Accionista extranjero persona natural: aproximadamente entre 1 y 3 semanas cuando los documentos de identificación y autorización están disponibles.
• Accionista extranjero persona jurídica: aproximadamente entre 1 y 4 semanas, especialmente cuando se requieren apostillas, legalizaciones o traducciones.
• Empresas reguladas o estructuras más complejas: potencialmente varias semanas o más, dependiendo de las licencias, registros sectoriales, requisitos migratorios, establecimiento físico, planeación tributaria y otras consideraciones regulatorias aplicables.

Estos son plazos de referencia para efectos de planeación y no garantías legales o administrativas. El plazo real dependerá de la estructura de la empresa, la Cámara de Comercio correspondiente, la calidad de la documentación y de si el negocio requiere autorizaciones regulatorias adicionales.

Constituir una empresa no es lo mismo que estar listo para hacer negocios

Esta distinción es particularmente importante para los inversionistas extranjeros.

Una empresa puede existir legalmente en Colombia y, al mismo tiempo, no estar todavía en condiciones de desarrollar algunas de las actividades que sus fundadores tienen previstas.

Por ejemplo, una empresa extranjera que establece una subsidiaria en Colombia puede necesitar:

• Abrir una cuenta bancaria corporativa en Colombia
• Establecer sistemas contables y de nómina
• Registrar a sus empleados en el sistema de seguridad social correspondiente
• Revisar sus contratos comerciales
• Obtener licencias o permisos específicos del sector
• Registrar sus marcas
• Establecer procesos de facturación y tributación
• Revisar sus obligaciones en materia de protección de datos
• Estructurar las relaciones entre la sociedad colombiana y su matriz extranjera
• Atender los requisitos relacionados con inversión extranjera y régimen cambiario
• Determinar si los empleados extranjeros requieren visas colombianas

El tiempo necesario para completar estos pasos puede superar el tiempo requerido para constituir la sociedad.

Una empresa que opere en los sectores de salud, servicios financieros, alimentos, productos farmacéuticos, hotelería u otra industria regulada puede, por lo tanto, requerir un cronograma de implementación considerablemente diferente al de una empresa de consultoría o tecnología.

¿Puede un extranjero constituir una empresa en Colombia sin vivir en el país?

Sí. Un inversionista extranjero generalmente no necesita convertirse en residente colombiano simplemente para ser accionista de una SAS colombiana.

La pregunta más importante es cómo se administrará y operará la empresa.

Un inversionista extranjero puede participar en el proceso de constitución a través de un representante autorizado o un apoderado. Además, el régimen societario colombiano permite una considerable flexibilidad en la organización y administración de una SAS.

Esta flexibilidad puede hacer que la SAS sea particularmente útil para empresas internacionales que desean establecer una subsidiaria en Colombia sin tener que trasladar inmediatamente a todo su equipo directivo al país.

No obstante, la estructura debe diseñarse de acuerdo con el modelo de negocio real de la empresa. La residencia fiscal de la sociedad, las obligaciones tributarias, los mecanismos de administración, la inmigración, las consideraciones relacionadas con establecimiento permanente y la relación entre la sociedad colombiana y su matriz extranjera pueden adquirir relevancia dependiendo de las circunstancias.

¿Qué puede retrasar la constitución de una empresa en Colombia?

En nuestra experiencia, los mayores retrasos rara vez provienen del registro básico de la sociedad. Normalmente surgen de cuestiones que no se han resuelto antes de presentar la solicitud.

Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Documentos corporativos extranjeros que no han sido debidamente apostillados o legalizados
• Documentos que requieren traducción oficial al español
• Estructuras de propiedad poco claras
• Información incompleta sobre los beneficiarios finales
• Objetos sociales que no reflejan adecuadamente las actividades que la empresa pretende desarrollar
• Clasificación incorrecta de las actividades económicas
• Dudas sobre el representante legal de la sociedad
• Actividades reguladas que requieren autorizaciones adicionales
• Cambios de último minuto en la estructura accionaria o de capital

Por esta razón, la constitución más rápida no necesariamente es aquella en la que la solicitud se presenta con mayor rapidez. El proceso más eficiente suele ser aquel en el que la estructura queda correctamente definida antes de presentar la solicitud.

¿Está planeando constituir una empresa en Colombia?

Para un inversionista internacional, constituir una empresa en Colombia debe entenderse como el comienzo de la relación legal, no como su final. La constitución puede tomar solo unos pocos días. Sin embargo, construir el marco legal, tributario y operativo que permita a la empresa crecer en Colombia requiere una perspectiva más amplia.

En Colombia Legal Edge, ayudamos a emprendedores y empresas internacionales a establecer y operar negocios en Colombia, con conocimiento jurídico local y una perspectiva internacional. Nuestro trabajo puede abarcar constitución de sociedades, gobierno corporativo, contratos, cumplimiento regulatorio, asuntos laborales, propiedad intelectual y las cuestiones legales que surgen a medida que una operación colombiana crece.

Si está considerando establecer una subsidiaria colombiana, ingresar al mercado a través de un socio local o expandir una operación existente a Colombia, estructurar correctamente el negocio desde el principio puede ahorrarle tiempo y costos significativos más adelante.