Iniciar un negocio en Colombia es una oportunidad emocionante siempre y cuando se siga cada paso legal con cuidado. Hemos creado una guía para acompañarte en el proceso, desde la elección del tipo de entidad hasta la obtención de tu NIT, para que puedas concentrarte en crecer en lugar de lidiar con la burocracia.

1. Entender tu estructura legal

Está bien si decides dedicar algo de tiempo a investigar las distintas estructuras legales disponibles en Colombia. Sin embargo, la opción más común sigue siendo la SAS (Sociedad por Acciones Simplificada), debido a su flexibilidad y bajos costos de mantenimiento. No obstante, hay tres casos en los que una SAS no es la mejor alternativa y es necesario analizar más a fondo antes de seguir adelante:

1. Sector financiero: Si estás planeando realizar operaciones que impliquen la captación de dinero o valores del público con promesas de beneficios futuros —como esquemas de ahorro, capitalización u otros similares—, o si estás considerando salir a la Bolsa de Valores en Colombia, constituir una SAS no es la mejor opción.
2. Compañía extranjera ya constituida: Para que una entidad extranjera ya existente establezca presencia en Colombia, abrir una sucursal puede ser la opción adecuada, dependiendo, por supuesto, de las circunstancias particulares de tu modelo de negocio.
3. Financiación pública: Una SAS no puede recibir financiación pública de ninguna entidad estatal

💡 Consejo: Siempre puedes cambiar la estructura legal de tu empresa, pero ahorrarás mucho tiempo, dinero y esfuerzo si tomas la decisión correcta desde el principio.

2. Verifica el nombre de tu compañía

Asegúrate de que el nombre que quieres no está tomado usando el Registro Único Empresarial y Social (RUES)

💡 Consejo: Cómo el nombre de tu empresa no es el mismo de tu marca, realmente no es tan importante.

3. Redacción de los documentos de constitución

Siempre necesitarás un conjunto de estatutos (considera redactarlos en inglés y en español) que detallen cómo se gestionará y administrará la empresa. Si vas a constituir una SAS, también necesitarás lo siguiente:

1. El formulario RUES (suministrado por la Cámara de Comercio)
2. Una carta de aceptación del representante legal accediendo al cargo
3. Formulario de contabilidad "responsabilidades tributarias de la persona jurídica" con el que un contador (o nosotras) podemos asistirte
4. Formulario de notificación para asegurar que tu correo electrónico y teléfono celular son correctos
5. Si una persona o empresa es dueña de más del 50% de las acciones de la compañía, se debe declarar diligenciando el formulario de la Cámara de Comercio

💡 Consejo: Constituir una SAS es relativamente sencillo. Sin embargo, contar con un abogado que hable español puede ahorrarte mucho tiempo y malentendidos innecesarios, especialmente considerando que no hay garantía de que los amables funcionarios de la Cámara de Comercio hablen inglés.

4. Registro en la Cámara de Comercio

Los únicos casos en los que se requiere notaría son:

1. Si decides optar por una estructura legal diferente (como una S.A., por ejemplo) o si tu abogado (me gustaría decir nosotras ) constituye tu empresa
2. Si tu abogado constituye la empresa mediante un poder otorgado, este deberá ser notarizado y cumplir con los requisitos de legalización o apostilla según el país de origen.

De lo contrario, las firmas no requieren de muchas formalidades.

💡 Consejo: Supongamos que eres un emprendedor joven (menor de 35 años —aunque eso no quiere decir que seas viejo si tienes más!) y quieres constituir una empresa con un capital conservador de un millón de pesos, o unos US$250 (lo cual es una excelente idea para evitar gastos mayores mientras haces crecer tu negocio), tus costos de constitución se pueden estimar en $ 390.000 pesos o US$ 95.

5. Obtén tu Número de Identificación Tributaria (NIT) y RUT (Registro Único Tributario)

Vas a usar tanto tu NIT como tu RUT que terminarás memorizándolos. Tan pronto como tu empresa esté constituida, entender la diferencia entre ambos te ahorrará muchos dolores de cabeza:

NIT (Número de Identificación Tributaria): Un número único emitido por la DIAN (la autoridad tributaria de Colombia). Utilizarás este número durante toda la vida de tu empresa.

RUT (Registro Único Tributario): Un registro en línea a través del portal de la DIAN que indica tus obligaciones tributarias (IVA, retención en la fuente, etc.). Todos tus proveedores y clientes importantes te lo van a pedir constantemente.

💡 Consejo: Omitir las obligaciones relacionadas con el IVA es un asunto muy serio. Debes saber que la mayoría de las empresas están legalmente obligadas a cobrar IVA desde el momento en que son constituidas.

Conclusiones

Constituir una empresa en Colombia no tiene por qué ser un proceso abrumador. Sigue estos cinco pasos, apóyate en un abogado local para los modelos y trámites, y estarás listo y bien posicionado para un crecimiento sostenible.