Este artículo sobre Habeas Data es la segunda parte de nuestra serie “Prepárate para 2026”, diseñada para ayudarte a navegar con confianza el panorama legal colombiano en el próximo año. Consulte el primer artículo de la serie aquí y el segundo aquí.

Llevar el control de las obligaciones legales y tributarias en Colombia puede ser una labor compleja, especialmente si no habla español o es su primer año entendiendo el sistema legal. Por eso, hemos recopilado las principales obligaciones que debe conocer para 2026 en forma de listas prácticas, con el objetivo de que su planificación sea mucho más sencilla y organizada.

Aviso: En Colombia, los plazos de cumplimiento pueden variar según el último dígito del NIT de la empresa y son confirmados oficialmente cada año por la DIAN y otras autoridades. Este calendario está diseñado como una herramienta práctica de planificación nacional para el 2026, ayudando a startups y compañías de capital extranjero a mantener un seguimiento claro de sus obligaciones clave. Aunque proporciona una guía clara, las empresas deben verificar siempre las fechas exactas con fuentes oficiales antes de presentar declaraciones o realizar pagos (¡o al menos agendar una llamada con nosotros!)

Obligaciones continuas

Estas obligaciones aplican, en principio, a todas las compañías colombianas, sin importar su tamaño o estructura de propiedad, sujetas a los umbrales de aplicabilidad y circunstancias regulatorias específicas (por ejemplo, industrias de alto riesgo financiero o mercados altamente regulados).

Mensuales

💡 Tip de CLE: Solicite a su contador que revise mensualmente los registros contables, conciliaciones y documentación de soporte.

Trimestral

Muchas de las obligaciones para compañías colombianas tienen periodicidad mensual o en fechas predeterminadas, entonces esta sección contiene Tips de CLE en vez de obligaciones como tal.

Anual

💡 Tip de CLE: Dedicar tiempo a la planificación tributaria y diseñar una hoja de ruta de cumplimiento para el próximo año fiscal le va a ahorrar mucho tiempo y dinero.

Listas de cumplimiento específicas

Nuestras listas de fin de año destacan áreas adicionales de enfoque y puntos de riesgo que aplican típicamente a startups y empresas de propiedad extranjera en Colombia. Las obligaciones municipales o locales están intencionalmente excluidas y, por favor, tómelas como guía general: no existe un enfoque único para el cumplimiento.

🚀 Startups (Early-Stage / Venture-Backed / Equipos Lean)

Perfil típico: SAS, equipos pequeños, ingresos limitados, fundadores como empleados.

Corporativo & governance

• ⬜ RUT registrado y actualizado
• ⬜ Acuerdos de accionistas y estructura de capital alineados con contabilidad, impuestos y derecho cambiario (si aplica)
• ⬜ Asamblea anual de accionistas y actas registradas
• ⬜ Libros corporativos (actas y accionistas) actualizados

Impuestos & Contabilidad

• ⬜ Facturación electrónica correctamente configurada
• ⬜ Evaluación correcta de la aplicabilidad del IVA (actividades gravadas vs. exentas)
• ⬜ Gastos deducibles documentados adecuadamente
• ⬜ Declaración anual de renta presentada

Laboral, IP & Datos

• ⬜ Nómina y seguridad social pagadas para empleados/fundadores (si aplica)
• ⬜ Clasificación clara entre empleados y contratistas
• ⬜ Acuerdos de propiedad intelectual y asignación ejecutados
• ⬜ Cumplimiento mínimo de Habeas Data

🌍 Empresas de Propiedad Extranjera

Perfil típico: Empresa colombiana (generalmente SAS) con uno o varios accionistas extranjeros, operaciones transfronterizas, servicios entre compañías o inversión extranjera.

Corporativo & Estrategia

• ⬜ Estructura legal colombiana alineada con la estrategia global del grupo
• ⬜ Asamblea anual de accionistas y resoluciones corporativas documentadas
• ⬜ Evidencia de gestión local, toma de decisiones y sustancia económica

Impuestos & Precios de Transferencia

• ⬜ Cumplimiento de todas las obligaciones fiscales generales en Colombia
• ⬜ Retenciones correctamente aplicadas a pagos transfronterizos
• ⬜ Evaluación anual de la aplicabilidad de precios de transferencia según normativa colombiana
• ⬜ Documentación de precios de transferencia preparada (Local File / Master File, si aplica)

intercambio de Divisas & Cumplimiento Internacional

• ⬜ Inversión extranjera registrada ante el Banco de la República
• ⬜ Presentación oportuna y correcta de declaraciones de cambio
• ⬜ Contratos intercompany alineados con operaciones y obligaciones fiscales
• ⬜ Distribución de dividendos y repatriación planificada y documentada

Convirtiendo el Cumplimiento en una Ventaja Estratégica en 2026

El cumplimiento en Colombia no tiene por qué sentirse como una carrera constante contra el tiempo. Con la hoja de ruta correcta, las empresas pueden convertir obligaciones en oportunidades, fortaleciendo la gobernanza, optimizando operaciones y construyendo credibilidad frente a inversionistas, empleados y reguladores. Esta Lista de Cumplimiento 2026 es el artículo final de nuestra serie, diseñada para que startups y empresas de propiedad extranjera se mantengan a la vanguardia, anticipen desafíos regulatorios y tomen decisiones informadas durante todo el año. No se trata solo de una simple lista, sino de una herramienta estratégica para operar de manera más inteligente, segura y con confianza en el mercado colombiano.

Estamos encantados de profundizar en más detalles, pero también entendemos si está tomando unos días de descanso. De cualquier manera, ¡le deseamos una feliz temporada navideña y lo mejor para el año que viene 🎄!