Contratar empleados remotos en Colombia puede permitirle a una empresa internacional acceder a profesionales altamente calificados sin necesidad de establecer una oficina tradicional en el país. Sin embargo, para las empresas extranjeras que buscan expandirse a Colombia, contratar de forma remota no significa operar por fuera de la legislación laboral colombiana. En muchos casos, ocurre exactamente lo contrario: antes de que el primer empleado comience a trabajar, el empleador debe comprender las obligaciones colombianas en materia laboral, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, impuestos, protección de datos y trabajo remoto..

Colombia ha desarrollado un marco jurídico específico para el trabajo remoto. Ley 2121 de 2021 creó el concepto legal de trabajo remotomientras que el Decreto 555 de 2022 estableció reglas detalladas para su implementación. Estas normas no solo aplican a empresas colombianas, sino que también contemplan expresamente a las empresas extranjeras que contratan trabajadores ubicados en Colombia.

Para una empresa internacional, por lo tanto, la pregunta importante no es simplemente si un profesional colombiano puede trabajar de forma remota. La verdadera pregunta es: ¿cómo debe estructurarse la relación laboral para que la empresa pueda contratar, administrar, remunerar y eventualmente terminar la relación laboral sin generar una exposición legal o tributaria innecesaria?

Primero, es importante entender qué significa trabajo remoto en Colombia

La legislación colombiana distingue entre varias modalidades de trabajo que se realizan fuera de una oficina tradicional. Esta distinción es importante porque los requisitos legales no son los mismos.

• El trabajo remotoes una modalidad específica de relación laboral diseñada para desarrollarse de manera remota de principio a fin. El proceso de selección, la celebración del contrato de trabajo, la ejecución de las labores y la terminación de la relación laboral pueden realizarse mediante herramientas tecnológicas. La Ley 2121 incluye expresamente dentro de su ámbito de aplicación a las empresas extranjeras que contratan trabajadores ubicados en Colombia.
• El teletrabajoes un régimen jurídico diferente que existe en Colombia desde la Ley 1221 de 2008 y que posteriormente fue reglamentado mediante decreto 1227 de 2022Esta modalidad está relacionada con el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo de las actividades laborales y tiene características jurídicas propias. No debe confundirse automáticamente con el trabajo remoto o el trabajo desde casa.
• El trabajo en casaes diferente. Ley 2088 de 2021 creó este mecanismo para situaciones ocasionales, excepcionales o especiales. No constituye simplemente otro nombre para una relación laboral remota permanente.

Esta distinción es particularmente importante al contratar empleados remotos en Colombia. Si una empresa internacional está contratando a un profesional colombiano con la intención de que trabaje de manera remota permanentemente, no debería asumir automáticamente que las reglas diseñadas para el trabajo en casa son aplicables.

Can a foreign company hire remote employees in Colombia?

Yes. Colombian remote work legislation expressly contemplates this scenario.

Law 2121 of 2021 provides that its rules apply to foreign companies that contract workers who are located in Colombia. The employee therefore does not lose Colombian labor protections simply because the employer’s headquarters are in New York, London, Madrid, Toronto, or another jurisdiction.

This creates an important practical distinction between where the employer is incorporated y where the employee actually performs the work.

Imagine a U.S. technology company hiring a software engineer who lives permanently in Bogotá. The company has no Colombian office and pays the employee in U.S. dollars through its international payroll system.

That arrangement still requires an analysis of Colombian employment obligations. The fact that the employment agreement was drafted under U.S. law, or that salary is paid from a U.S. bank account, does not by itself eliminate Colombian labor requirements.

The same principle becomes even more important when the employee performs functions connected to the company’s Colombian business. At that point, the company should also evaluate its broader Colombian corporate and tax position, including whether its activities could create additional local obligations.

En términos prácticos, pagar la seguridad social como un empleador extranjero no es viable, aún si ello no está escrito en la ley. Por lo tanto, la empresa va a tener que contratar a un proveedor de nómina local o EOR (más sobre esto en nuestro artículo disponible aquí).) o establecer una presencia local.

1. El contrato de trabajo debe diseñarse para Colombia

Uno de los primeros errores que cometen las empresas internacionales al contratar empleados remotos en Colombia es asumir que un contrato laboral estándar de Estados Unidos o Europa puede simplemente traducirse al español y utilizarse en Colombia. aquí).).

Un contrato de trabajo colombiano debe tener en cuenta normas laborales obligatorias que pueden no existir en la jurisdicción de origen del empleador.

De acuerdo con las normas específicas que regulan el trabajo remoto, el contrato debe abordar, entre otros, aspectos como:

• Las funciones y responsabilidades del empleado.
• Las condiciones físicas del lugar donde se desarrollará el trabajo.
• Los equipos, herramientas tecnológicas, software, conexiones y demás recursos suministrados por el empleador.
• La compensación correspondiente a los gastos de electricidad, internet y telefonía.
• La responsabilidad por la custodia y devolución de los equipos de la empresa.
• Los requisitos de seguridad de la información.
• Las circunstancias excepcionales en las que el empleado podría tener que acudir a un lugar de trabajo u otra ubicación determinada.
• La jornada laboral aplicable y los mecanismos para gestionar el tiempo de trabajo.

La legislación colombiana también permite que la relación laboral y su documentación se gestionen de manera remota, incluyendo mediante firmas electrónicas o digitales que cumplan con los requisitos aplicables.

Por ello, para un empleador internacional, el contrato debería hacer mucho más que describir el salario y las funciones del cargo. Debe establecer un marco jurídico y operativo claro sobre la manera en que funcionará realmente la relación laboral remota.

2. Trabajo remoto no es sinónimo de contratista independiente

Este es uno de los aspectos más importantes para las empresas extranjeras que contratan empleados remotos en Colombia.

Una empresa puede estar acostumbrada a contratar profesionales internacionales mediante contratos de prestación de servicios porque esta estructura es común en muchos países. Sin embargo, en Colombia se analiza la realidad de la relación y no simplemente la denominación que las partes le hayan dado al contrato.

De acuerdo con la legislación laboral colombiana, una relación laboral generalmente comprende tres elementos: la prestación personal del servicio, la subordinación o dependencia continuada y la remuneración. Cuando estos elementos existen, la relación puede ser considerada laboral independientemente de cómo las partes hayan denominado el contrato.

Esto significa que llamar a una persona “contratista” no necesariamente la convierte en un contratista independiente.

Consideremos una empresa extranjera que contrata a una profesional colombiana de marketing mediante un supuesto “contrato de consultoría” por doce meses. La empresa le exige trabajar de lunes a viernes, establece su horario, le entrega un computador corporativo, le asigna tareas diarias, requiere autorización para sus vacaciones, la coloca bajo la supervisión de un gerente y la integra a su estructura organizacional.

Estos elementos pueden apuntar hacia la existencia de una relación laboral en lugar de una verdadera relación independiente de prestación de servicios.

Las consecuencias potenciales pueden incluir reclamaciones por prestaciones sociales no pagadas, aportes a seguridad social, intereses, sanciones y otras obligaciones laborales.

3. La seguridad social forma parte de la estructura laboral

Los empleados remotos en Colombia generalmente participan en el sistema colombiano de seguridad social a través de los componentes de salud, pensión y riesgos laborales, junto con los correspondientes aportes de nómina y contribuciones al sistema de compensación familiar.

El empleador es responsable de administrar y realizar los pagos correspondientes a través de la PILA, Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, el sistema utilizado en Colombia para realizar los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. El empleado también realiza aportes a determinados componentes, mientras que el empleador debe efectuar las retenciones y transferencias correspondientes cuando aplique.

Bajo la estructura ordinaria de aportes, las contribuciones a salud corresponden al 12,5%, de las cuales generalmente el 8,5% corresponde al empleador y el 4% al empleado. Los aportes a pensión corresponden al 16%, de los cuales generalmente el 12% corresponde al empleador y el 4% al empleado. Los aportes a riesgos laborales están generalmente a cargo del empleador y la tarifa aplicable depende del nivel de riesgo asociado al cargo. Los aportes a las cajas de compensación familiar también corresponden generalmente al empleador.

El cálculo exacto de la nómina puede volverse más complejo dependiendo de la remuneración, la estructura salarial, los beneficios, la clasificación del riesgo y las circunstancias particulares del empleado. Para una empresa extranjera, esta es una de las razones por las cuales debería establecerse una estructura adecuada de nómina y cumplimiento laboral colombiano antes de que el empleado comience a trabajar y no de manera retroactiva.

4. Los empleados remotos también están sujetos a reglas sobre jornada laboral

Trabajar de forma remota no significa que un empleado deba estar disponible las 24 horas del día.

Colombia ha venido reduciendo progresivamente la jornada laboral máxima ordinaria. Bajo el marco vigente, la jornada laboral ordinaria máxima es de 42 horas semanales, de acuerdo con las reglas de implementación aplicables. La reforma laboral de 2025 también modificó diversas disposiciones relacionadas con la jornada laboral y el trabajo nocturno.

Los empleadores internacionales deberían prestar especial atención a las diferencias horarias cuando administran empleados remotos en Colombia.

Por ejemplo, una empresa estadounidense podría querer que un empleado ubicado en Bogotá trabaje de acuerdo con el horario de la costa este de Estados Unidos. Este esquema puede ser viable, pero el empleador debe analizar el horario resultante bajo la legislación colombiana. Una jornada que lleve regularmente el trabajo a horarios considerados legalmente nocturnos en Colombia puede generar obligaciones adicionales de remuneración.

Esto resulta especialmente relevante para empresas cuyas sedes principales operan en Norteamérica o Europa y cuyos empleados en Colombia necesitan participar en reuniones fuera del horario laboral colombiano.

La solución no necesariamente consiste en abandonar los horarios internacionales. Lo importante es diseñarlos cuidadosamente.

5. El derecho a la desconexión también aplica a los empleados remotos

El trabajo remoto genera un problema de cumplimiento frecuente: el hogar del empleado se convierte en su lugar de trabajo, mientras que el correo electrónico, Slack, WhatsApp, Teams y otras herramientas de comunicación permiten continuar trabajando prácticamente a cualquier hora.

Colombia aborda esta situación mediante el derecho a la desconexión laboral.

La Ley 2191 de 2022 exige que los empleadores establezcan una política de desconexión laboral y reconoce el derecho de los empleados a disfrutar de sus períodos de descanso, vacaciones, licencias y tiempo personal y familiar sin comunicaciones laborales innecesarias.

Para los empleados remotos en Colombia, los empleadores deberían establecer expectativas claras respecto de:

• Horarios de trabajo y disponibilidad.
• Comunicaciones de emergencia.
• Expectativas de los gerentes fuera del horario laboral.
• Canales internos de comunicación.
• Tratamiento de los mensajes enviados fuera del horario habitual del empleado.
• Procedimientos para abordar posibles incumplimientos del derecho a la desconexión.

Una empresa que opera globalmente debe prestar especial atención a este punto. Para un gerente en California, enviar un mensaje rutinario a las 8:00 p. m. hora de Colombia puede no parecer inusual. Sin embargo, desde la perspectiva del empleado colombiano, el momento en que se envía la comunicación puede tener relevancia jurídica dependiendo de las circunstancias.

6. Los equipos, el internet y la electricidad no son responsabilidad del empleado

El trabajo remoto también genera preguntas sobre quién debe asumir los costos de las herramientas necesarias para desempeñar las funciones.

De acuerdo con las normas colombianas sobre trabajo remoto, el empleador debe proporcionar las herramientas tecnológicas y los equipos necesarios, así como abordar los costos asociados con la conectividad y otros servicios utilizados para el trabajo. Las partes pueden acordar una compensación por los gastos de electricidad, internet y telefonía, de acuerdo con los requisitos legales aplicables.

Por ello, el empleador debería definir previamente:

• Qué equipos proporcionará.
• Si el empleado puede utilizar equipos personales.
• Quién asumirá el costo de las licencias de software.
• Quién pagará el internet y otros servicios relacionados.
• Cómo se realizará el mantenimiento de los equipos.
• Qué pasaría si un equipo se daña.
• Qué pasaría cuando termine la relación laboral.
• Cómo se protegerá la información confidencial en dispositivos personales.

Estas disposiciones deberían incorporarse en la documentación laboral y en las políticas internas de la empresa, en lugar de quedar sujetas a conversaciones informales.

7. La seguridad y salud en el trabajo también aplica al trabajo remoto

Un empleado remoto continúa estando protegido por el sistema colombiano de seguridad y salud en el trabajo.

El empleador debe incorporar el trabajo remoto dentro de sus procesos de identificación y prevención de riesgos, proporcionar los equipos e información adecuados y coordinar con la correspondiente Administradora de Riesgos Laborales, ARL. También debe establecer mecanismos para reportar accidentes e incidentes laborales.

Un aspecto particularmente importante para las empresas internacionales es que el lugar desde el cual trabaja el empleado importa.

El empleador debe conocer y reportar la ubicación desde la cual el empleado presta sus servicios y debe gestionar los cambios de ubicación de acuerdo con las normas aplicables. Bajo el régimen de trabajo remoto, el empleado no puede simplemente decidir trasladarse de Bogotá a otro país o a otra ubicación sin considerar la autorización del empleador y las implicaciones correspondientes en materia de riesgos laborales.

Esto hace que las políticas de “trabajo desde cualquier lugar” sean mucho más complejas de lo que pueden parecer desde la perspectiva de recursos humanos.

8. La protección de datos y la ciberseguridad también se convierten en asuntos laborales

Un empleado remoto en Colombia puede tener acceso a información de clientes, registros financieros, secretos empresariales, propiedad intelectual, código fuente, información de salud u otros datos sensibles desde fuera de las instalaciones físicas del empleador.

Por ello, para una empresa internacional, el contrato de trabajo debería funcionar conjuntamente con su marco general de privacidad y ciberseguridad.

Las políticas de trabajo remoto deberían abordar aspectos como:

• Requisitos de contraseñas y autenticación.
• Uso de dispositivos corporativos y personales.
• Acceso a los sistemas de la empresa.
• Almacenamiento y transferencia de datos.
• Uso de redes WiFi públicas.
• Obligaciones de confidencialidad.
• Incidentes de seguridad.
• Monitoreo y privacidad del empleado.
• Devolución o eliminación de información de la empresa al terminar la relación laboral.

Esta también es un área en la que los requisitos colombianos pueden interactuar con la legislación del país de origen del empleador. Una empresa estadounidense, por ejemplo, puede contar ya con un programa global de privacidad sofisticado, pero debería confirmar que sus prácticas laborales y de protección de datos en Colombia sean compatibles con los requisitos locales.

9. No se debe pasar por alto el componente tributario y corporativo

El cumplimiento laboral es solamente una parte del análisis.

Una empresa extranjera que está considerando contratar a su primer empleado en Colombia también debería evaluar si tener una persona trabajando en Colombia puede generar implicaciones tributarias, corporativas o relacionadas con un establecimiento permanente. La respuesta dependerá en gran medida de las funciones que desempeñe el empleado.

Un empleado colombiano que desarrolla exclusivamente funciones internas puede generar un perfil de riesgo diferente al de un empleado que negocia y celebra contratos de manera habitual, desarrolla el mercado colombiano de la empresa, administra operaciones locales o actúa como representante comercial de la compañía.

La situación tributaria del propio empleado en Colombia también requiere análisis. La residencia fiscal, la fuente del ingreso laboral, la estructura de compensación y los tratados tributarios aplicables pueden afectar el resultado.

Precisamente por esto, contratar empleados remotos en Colombia no debería tratarse como una cuestión exclusivamente de recursos humanos.

Una serie de preguntas prácticas

Antes de contratar empleados remotos en Colombia, una empresa internacional debería poder responder, como mínimo, las siguientes preguntas.

Estructura corporativa

• ¿La empresa ya tiene una entidad constituida en Colombia?
• Si no la tiene, ¿qué estructura utilizará para contratar?
• ¿Las actividades del empleado podrían generar exposición corporativa o tributaria adicional en Colombia?

Estructura laboral

• ¿Existe realmente una relación laboral?
• ¿Qué régimen colombiano de trabajo remoto es aplicable?
• ¿El contrato cumple con las normas laborales obligatorias en Colombia?
• ¿Qué estructura salarial y de beneficios se aplicará?

Nómina y seguridad social

• ¿Cómo se procesará la nómina?
• ¿Quién administrará la PILA?
• ¿Qué EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación familiar corresponden?
• ¿Cómo se calcularán las deducciones de nómina y los aportes del empleador?

Trabajo remoto

• ¿Desde dónde trabajará el empleado?
• ¿Qué ocurrirá si el empleado cambia de ubicación?
• ¿Quién proporcionará los equipos?
• ¿Cómo se manejarán los costos de internet y electricidad?
• ¿Qué jornada laboral aplicará?

Compliance

• ¿La empresa cuenta con una política de desconexión laboral?
• ¿Su sistema de seguridad y salud en el trabajo cubre a los empleados remotos?
• ¿Las disposiciones de confidencialidad y protección de datos son adecuadas?
• ¿Las políticas de ciberseguridad están adaptadas al acceso remoto?

Terminación de la relación laboral

• ¿Cómo puede terminarse la relación laboral?
• ¿Qué pagos y prestaciones deberán reconocerse al momento de la terminación?
• ¿Cómo se devolverán los equipos y la información de la empresa?
• ¿Quién calculará y documentará la liquidación final?

La contratación remota funciona mejor cuando la estructura jurídica viene primero

Colombia ofrece a las empresas internacionales acceso a una fuerza laboral amplia y cada vez más sofisticada. Por ello, el trabajo remoto puede ser una forma eficiente de ingresar al mercado colombiano, probar una operación local o construir un equipo en el país sin establecer inmediatamente una presencia física significativa.

En la práctica, contratar empleados remotos en Colombia puede implicar obligaciones relacionadas con contratos de trabajo, nómina, seguridad social, riesgos laborales, jornada laboral, desconexión, equipos, protección de datos, impuestos y, potencialmente, presencia corporativa.

Para una empresa que contrata a una sola persona, estas cuestiones pueden parecer manejables. Sin embargo, para una empresa que planea construir un equipo en Colombia, establecer la estructura correcta desde el comienzo puede evitar costos importantes de cumplimiento en el futuro.

En Colombia Legal Edge, ayudamos a empresas internacionales a navegar los aspectos colombianos de la contratación y de sus operaciones en Colombia, desde la estructuración laboral y la elaboración de contratos hasta el cumplimiento regulatorio y el acompañamiento jurídico continuo. Nuestro enfoque está diseñado para empresas que necesitan más que un documento jurídico puntual y buscan un asesor local que comprenda tanto el entorno jurídico colombiano como las realidades comerciales de las empresas internacionales.

Para las empresas que ingresan a Colombia, el objetivo no debería ser simplemente encontrar una manera de contratar a alguien de forma remota. El objetivo debería ser construir una estructura laboral jurídicamente sólida que pueda crecer junto con el negocio.