Parte 2 de la Planificación Corporativa en Colombia para 2026: Habeas Data
Este artículo sobre Habeas Data es la segunda entrega de nuestra serie “Prepárese para 2026”, diseñada para ayudarle a navegar con confianza el panorama legal colombiano en el próximo año. Puede consultar el primer artículo de la serie aquí.
Para las empresas que operan en Colombia, cumplir con el Habeas Data no es opcional: es un pilar legal y operativo. Al prepararse para 2026, comprender las obligaciones anuales impuestas por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015y la Circular Externa de la SIC le ayudará a evitar sanciones y fortalecer su marco de gobierno de datos.
Este resumen de cumplimiento de Habeas Data de CLE se centra en tres pilares:
- Implementar obligaciones legales y buenas prácticas
- Mantener y actualizar información de registro de manera precisa
- Asegurar la protección continua de los datos personales
Para simplificar el cumplimiento, hemos creado una guía práctica que detalla lo que toda organización debe completar durante el año. Desde actualizar sus avisos de privacidad y revisar contratos con encargados de tratamiento hasta refrescar sus políticas internas y presentar la actualización anual obligatoria del RNBD (si aplica para su empresa), este artículo le ofrece una hoja de ruta clara para mantenerse en cumplimiento.
Obligaciones de Habeas Data 2026 y Recomendaciones de Buenas Prácticas de CLE
La tabla que elaboramos explica las obligaciones y las buenas prácticas recomendadas para los dos tipos de empresas que distingue nuestra legislación :
- Solo compañías RNBD: Compañías con activos >100,000 UVT (COP $4.979.900.000 o aproximadamente USD $1.297.373) deben mantener y actualizar anualmente su registro de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
- Todas las empresas: Cualquier entidad que maneje datos personales (empleados, clientes, proveedores, usuarios, CCTV, etc.) bajo la Ley 1581 de 2012
| Descripción | Aplica a | Fundamento jurídico | Tiene fecha límite? |
|---|---|---|---|
| Mantener política de privacidad y ponerla a disposición de los titulares O un Aviso de Privacidad si no es posible comunicarlo | Todas las empresas: | Decreto 1074/2015 Art. 2.2.2.25.3 Decreto 1377/2013 Art. 14 | No, obligación continua |
| Garantizar derecho ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) | Todas las empresas: | Ley 1581/2012 Arts. 8–14 | No, obligación continua |
| Procesar solicitudes de información | Todas las empresas: | Ley 1581/2012 Art. 14 | Si: 10 días hábiles por solicitud |
| Procesar quejas | Todas las empresas: | Ley 1581/2012 Art. 15 | Si: 15 días hábiles por solicitud |
| Implementar medidas de seguridad para proteger los datos personales | Todas las empresas: | Ley 1581/2012 Arts. 17-18 | No, obligación continua |
| Firmar contratos con Encargados de datos | Todas las compañías que usan encargados | Decreto 1074/2015 Art. 2.2.2.25.5.2 | No, obligación continua |
| Registrar bases de datos en el RNBD | Solo compañías RNBD | Decreto 1074/2015 Art. 2.2.2.26.1.3 | Si: fecha límite de registro inicial (dependiendo de fecha de creación) |
| Actualizar el RNBD anualmente | Solo compañías RNBD | SIC Circular Única 03/2018 | Si: durante un periodo fijo del 2 de enero al 31 de marzo |
| Reportar cambios sustanciales al RNBD | Solo compañías RNBD | SIC Circular Única 03/2018 | Si: dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al cambio |
| Reportar al RNBD reclamos recibidos de los titulares de datos | Solo compañías RNBD | SIC Circular Única 03/2018 | Si: primeros 15 días hábiles de febrero y agosto |
| Reportar incidentes de seguridad que comprometan los datos | Todas las empresas (si ocurre un incidente) | SIC Circular Única 03/2018 | Si: dentro de los 15 días hábiles siguientes a la detección |
| Auditoría interna de compliance | Todas las empresas: | No definida en la ley | No: buena práctica de CLE |
| Revisión anual/actualización de política de privacidad | Todas las empresas: | No definida en la ley | No: buena práctica de CLE |
| Revisión de protección de datos de los Encargados | Todas las compañías que usan encargados | No definida en la ley | No: buena práctica de CLE |
| Evaluación de riesgo DPIA para tratamiento de datos sensibles o de alto riesgo | Empresas que manejan datos sensibles | No está explícitamente requerido (en general) | No: buena práctica de CLE (también recomendada por la SIC y el GDPR) |
| Evaluación de riesgo de ciberseguridad | Todas las empresas: | No definida en la ley | No: buena práctica de CLE |
Conclusión
Cumplir con las regulaciones de Habeas Data en Colombia es una responsabilidad continua para cualquier empresa que maneje datos personales. Sin embargo, cumplir únicamente con los mínimos legales no hará que su empresa se destaque. Por eso, las recomendaciones de buenas prácticas de CLE ayudan a elevar sus estándares de protección de datos, alineándolos con marcos internacionales como el GDPR europeo..
Al distinguir entre obligaciones legales y recomendaciones de buenas prácticaslas empresas pueden enfocar sus esfuerzos donde la ley lo exige mientras construyen un marco sólido interno de gobernanza de datos que mitigue riesgos y genere confianza con clientes, empleados y socios.
Por último, no deje de leer este artículo donde nuestra cofundadora, Martha Bonett, detalla las tendencias en cumplimiento, incluyendo las obligaciones regulatorias de habeas data que se han vuelto obligatorias para las empresas colombianas en los últimos cinco años.